Import revizí z Excelu do Plamínku

Import revizí je funkce Plamínku, která ze staré revize v Excelu, Wordu nebo PDF vytvoří novou revizi v aplikaci. Nahrajete soubor, jazykový model z něj vyčte zákazníka a zařízení, vy načtená data zkontrolujete a potvrdíte. Revize pak vypadá stejně, jako byste ji v Plamínku založili ručně.

Hlavní využití je přechod do Plamínku: z archivu naimportujete poslední revizi ke každému objektu a příští kontrolu už děláte v aplikaci.

Jaké soubory Plamínek přijme

Soubor může mít nejvýš 15 MB. CSV musí obsahovat jednoduchou obdélníkovou tabulku, soubor s více bloky nad sebou je lepší nahrát v původním formátu z Excelu. Jiné typy souborů aplikace nepřijme a rovnou to oznámí.

Jak import probíhá

1. Nahrání. Na nástěnce zvolíte „Ze souboru…" a soubor přetáhnete do okna nebo vyberete z disku.
2. Zpracování. Ukazatel průběhu ukazuje, jak dlouho zpracování trvá. Import můžete kdykoli zrušit.
3. Kontrola. Uvidíte, co se ze souboru načetlo: klienta, místo revize, datum nové revize a karty zařízení s počtem kusů. Karty, které nechcete, vypnete. Druhy zařízení, které Plamínek neeviduje, jsou označené „Nelze importovat".
4. Vytvoření revize. Po potvrzení vznikne nová revize se všemi vybranými kartami. Zařízení v kartách projdete a doplníte, co si model nebyl jistý.

Do potvrzení se nic neuloží. Když import zahodíte, aplikace se zeptá, jestli opravdu, a data zmizí.

Co se načte

• zákazník a místo revize: Plamínek klienta předvybere mezi vašimi klienty podle IČO, případně podle názvu. Existující místo použije znovu a nezaloží duplicitu. Nového klienta při importu může založit jen správce firmy.
• zařízení ve všech kartách, které Plamínek eviduje, včetně preventivní požární prohlídky,
• identifikace zařízení: umístění, druh, výrobce, typové označení, výrobní číslo, rok výroby,
• data, ze kterých se počítají lhůty, například rok poslední periodické zkoušky hasicího přístroje nebo odkalování hydrantu,
• výsledky a kódy závad u zařízení a body kontrolního seznamu se závadami u prohlídky.

Údaj, pro který karta nemá sloupec, se nezahodí. Uloží se do poznámky u zařízení. Vyřazené hasicí přístroje do nové revize nepřejdou, v náhledu ale uvidíte, kolik jich soubor obsahoval.

Zpracování v EU

Soubor čte jazykový model provozovaný v Evropské unii a data Plamínku jsou uložená v datovém centru ve Frankfurtu. Vyčtená data se na serveru neukládají: až do potvrzení je drží jen váš prohlížeč a po obnovení stránky zmizí. Podrobnosti najdete v zásadách ochrany osobních údajů.

Limity

• Placená verze: 100 importů za posledních 30 dní na firmu. V okně importu vidíte, kolik vám zbývá. Pro převod většího archivu napište podpoře a limit navýšíme.
• Verze zdarma: soubor nahrajete a náhled si prohlédnete zdarma, nejvýš 30 zpracování za 24 hodin. Vytvoření revize z importu je součástí placené verze.

Import vytvoří vždy novou revizi. Když stejný soubor nahrajete dvakrát, vzniknou dvě revize a nadbytečnou odstraníte.

Proč ne ruční přepis

Přepsat revizi se stovkou hasicích přístrojů znamená stovku řádků s výrobními čísly, kde stačí jeden překlep. Import vyčte celý soubor najednou a vy jen kontrolujete. Jak Plamínek a Excel srovnat v celém postupu revize, popisuje stránka Plamínek vs Excel.