Excel je pro revize požárních zařízení běžný nástroj: tabulka na každý objekt, vzor dokladu, poznámky z místa. Funguje, dokud jeden technik zvládá termíny držet v hlavě. Plamínek je aplikace, která stejnou práci vede od zápisu na místě až po fakturu.
Nejdřív srovnání v kostce, pod ním postup revize krok po kroku.
Srovnání v kostce
| Excel | Plamínek | |
|---|---|---|
| Zápis na místě | na papír nebo do poznámek, v kanceláři přepis do tabulky | přímo na tabletu u zařízení, bez přepisování |
| Revize na další rok | kopie loňského souboru a ruční mazání výsledků | jedním klepnutím, zařízení se převezmou a výsledky vyčistí |
| Hlídání termínů | kalendář nebo vlastní vzorce | seznam „Blížící se revize“ na nástěnce |
| Periodické zkoušky a vyřazení HP | dopočítáváte ručně | rok zkoušky a vyřazení dopočítá podle druhu |
| Fotky | v telefonu nebo ve složce, přiřazení ručně | u zařízení i u závady, tisk fotodokumentace |
| Podpisy | ručně na vytištěném dokladu | podpis s razítkem z nastavení, zákazník prstem na tabletu |
| Náležitosti dokladu | hlídáte sami ve vlastním vzoru | pevný vzor podle vyhlášky č. 246/2001 Sb. |
| Číselníky a nastavení | každý soubor jinak | výchozí výrobci, stavy, ceník a šablony, které si upravíte |
| Fakturace | ruční přepis do účetnictví | export faktury do Pohody (XML) |
| Práce v týmu | jeden soubor, rozcházející se verze | role, souběžné úpravy a změny kolegů bez obnovení stránky |
| Přechod | archiv zůstává v souborech | import staré revize ze souboru, včetně PDF |
Postup revize krok po kroku
Zápis na místě bez přepisování
Excel: Ne. Na místě se často píše na papír nebo do poznámek a do tabulky se údaje přepisují v kanceláři. Každý přepis je příležitost k překlepu ve výrobním čísle.
Plamínek: Ano. Hodnoty zapíšete na tabletu přímo u zařízení. Stejná data se pak vytisknou v dokladu, nic se nepřepisuje.
Revize na další rok
Excel: Ne. Kopie loňského souboru a ruční mazání výsledků, závad a dat.
Plamínek: Ano. Revizi založíte znovu jedním klepnutím. Zařízení se převezmou s umístěním, druhem a výrobním číslem a výsledky se vyčistí. Vyřazené hasicí přístroje nepřejdou.
Hlídání termínů
Excel: Ne. Termíny hlídá technik sám, v kalendáři nebo vzorci, který si musí udržovat.
Plamínek: Ano. Termín příští kontroly se nastaví na rok dopředu a revize, kterým se blíží, vidíte na nástěnce v seznamu „Blížící se revize". U hasicích přístrojů Plamínek dopočítá i rok příští periodické zkoušky a rok vyřazení podle druhu.
Fotky
Excel: Ne. Fotky leží v telefonu nebo ve složce a k zařízení je přiřazujete ručně.
Plamínek: Ano. Fotky pořídíte tabletem přímo u zařízení nebo u závady v preventivní prohlídce. Z revize vytisknete fotodokumentaci seřazenou podle druhu zařízení.
Podpisy
Excel: Ne. Doklad se vytiskne a podepíše ručně.
Plamínek: Ano. Váš podpis s razítkem se vloží do dokladu z nastavení. Zákazník se podepíše prstem na tabletu a podpis se objeví v dokladu.
Doklad s náležitostmi podle vyhlášky
Excel: Ano, pokud si vzor udržíte. Náležitosti hlídáte sami a vzor se mezi soubory snadno rozejde.
Plamínek: Ano. Každá karta má pevný vzor dokladu: vykonavatel s IČ a oprávněním, objednatel, adresa objektu, číslo zápisu, datum provedení, termín příští kontroly, tabulka zařízení s vysvětlivkami kódů a podpisy. Provozuschopnost se prokazuje doklady o kontrole (§ 7 odst. 3 a § 9 odst. 1 vyhlášky č. 246/2001 Sb.) a doklad z Plamínku obsahuje údaje, které vyhláška pro doklad o kontrole vyžaduje (§ 7 odst. 8, § 9 odst. 8).
Fakturace do Pohody
Excel: Ne. Položky se do účetnictví přepisují ručně.
Plamínek: Ano. Revize má vlastní ceník s položkami za služby i materiál. Fakturu vyexportujete do Pohody jako XML a Pohoda ji načte včetně odběratele.
Práce v týmu
Excel: Ne. Soubor upravuje vždy jeden člověk a verze se rozcházejí.
Plamínek: Ano. Kolegy pozvete do firmy a určíte jim roli. Každá revize má přiřazeného technika a stav na nástěnce (objednáno, zpracování dokumentace, fakturace a další). Na jedné revizi může pracovat víc lidí najednou a změny kolegů se objeví bez obnovení stránky.
Přechod z Excelu
Excel: Archiv revizí v souborech zůstává, kde je.
Plamínek: Starou revizi nemusíte přepisovat. Soubor nahrajete přes import revizí ze souboru, načtená data zkontrolujete a vznikne nová revize. Přijímá tabulky i dokumenty včetně PDF.
Kdy Excel stačí
Pokud děláte pár revizí ročně u stálých zákazníků a doklady máte v pořádku, Excel může stačit. Plamínek se vyplatí, když roste počet objektů nebo techniků, když chcete fotky a podpisy v dokladu bez lepení a když nechcete termíny hlídat v hlavě.
Jak začít
Prvních 14 dní vyzkoušíte Plamínek zdarma. Naimportujte jednu starou revizi, projděte ji na tabletu a vytiskněte doklad. Za jeden objekt poznáte, jestli vám postup sedí.
Časté otázky
Musím při přechodu do Plamínku přepsat staré revize?
Nemusíte. Poslední revizi ke každému objektu naimportujete ze souboru (Excel, Word, PDF a další formáty), načtená data zkontrolujete a vznikne nová revize. Příští kontrolu už děláte v Plamínku.
Můžu doklady dál tisknout na papír?
Ano. Každá karta zařízení se tiskne jako samostatný doklad a můžete ho vytisknout nebo uložit do PDF. Podpis zákazníka můžete sebrat na tabletu, nebo nechat podepsat vytištěný papír.
Co když pracuji sám, bez týmu?
Plamínek funguje i pro jednoho technika. Týmové funkce, tedy pozvánky kolegů, role a souběžné úpravy, nepotřebujete. Hlídání termínů, zápis na tabletu a tisk dokladů máte stejně.
Kolik Plamínek stojí?
Prvních 14 dní je zkušební verze zdarma. Placená verze stojí 1 240 Kč měsíčně, účtováno jednou ročně. Verze zdarma má omezený počet klientů, revizí a karet.